Immer wieder ist von virtuellen Telefonanlagen die Rede. Doch worum genau handelt es sich bei einer virtuellen Telefonanlage? In diesem Beitrag wollen wir kurz die Begrifflichkeit einer virtuellen Telefonanlage klären und auf deren Vor- und Nachteile näher eingehen.

Eine virtuelle Telefonanlage trägt diese Bezeichnung, weil die Telefonanlage nicht mehr physischer Kasten mit Kabeln beim Unternehmen steht, sondern aus der Sicht des Anwenders nur noch virtuell, sprich über das Internet, existiert. Natürlich gibt es die virtuelle Telefonanlage auch noch in physischer Form (meist in Form eines oder mehrerer Server-Cluster), jedoch werden diese i.d.R. in sicheren Rechenzentren gehostet und dem Unternehmen per Internet zur Verfügung gestellt. Daher muss der Nutzer einer virtuellen Telefonanlage am Standort unbedingt über einen Internetanschluss verfügen, da sonst keine Verbindung zum System hergestellt werden kann. Die Telefon-Endgeräte, welche die Mitarbeiter nutzen, können dabei normale SIP-Tischtelefone, Mobilteile oder Softphones sein. Die Telefone werden einfach mit dem Router am Standort verbunden und verbinden sich dann über das Internet mit der virtuellen Telefonanlage. Synonym verwendete Begriffe sind auch Cloud Telefonanlage, Online Telefonanlage oder IP-Telefonanlage.

Vorteil einer virtuellen Telefonanlage ist, dass die virtuelle Telefonanlage keine Ressourcen beim Unternehmen oder Anwender verbraucht, da sie weder Platz, noch Strom oder Wartung benötigt. Für den Nutzer entfällt somit auch die Verantwortung, die Anlage auf dem neuesten Sicherheitsstand zu halten. Verantwortlich hierfür ist fortan Ihr Provider. Darüber hinaus kann die virtuelle Telefonanlage flexibel mit dem Unternehmen mitwachsen und Features können einfach hinzugebucht oder abbestellt werden. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von der Skalierbarkeit der Telefonanlage. Möchten Sie zum Beispiel neu eingestellte Mitarbeiter an die virtuelle Telefonanlage anschließen, können Sie das tun, ohne Kabel umstecken zu müssen. Stattdessen können Sie mit weniger Mausklicks den neuen Mitarbeiter im Interface der Telefonanlage anlegen. Oder möchten Sie von einer Festnetz-Flatrate auf eine deutschlandweite Flatrate für Festnetz und Mobilfunk umsteigen, so können Sie dies bei den meisten Anbietern monatlich anpassen.

Nachteil der virtuellen Telefonanlage ist, dass für die Nutzung ein funktionierender Internetanschluss vorhanden sein muss, da die Telefone beim Unternehmen per Internet mit der virtuellen Telefonanlage verbunden sind. Fällt dieser aus, so bieten einige Anlagen die Möglichkeit, die Gespräche alternativ auf Handys oder andere Anschlüsse umzuleiten. Die Kombination mehrerer Internetzugänge am Standort oder die Buchung einer professionellen leased line erhöhen die Verfügbarkeit von virtuellen Telefonanlagen am Standort.

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